株式会社トヨタエナジーソリューションズ（以下、当社という）は、個人情報保護法、その他関連法令等を遵守し、当社にて保有するお客様、株主、取引先、当社役員及び従業員並びにその家族等の個人を特定できる情報（以下、個人情報という）を適正に取り扱うことが企業の重要な社会的責務であるとの認識に立ち、以下のとおり個人情報保護に関する基本方針を定めます。

1. 個人情報保護体制の確立

当社は、役員及び従業員等に個人情報保護の重要性を認識させるとともに、個人情報保護に係る管理体制を確立します。また、当社は個人情報の取得、利用、提供等の管理ルールを明文化し、個人情報の適正な管理を行います。

2. 個人情報の取得

当社は、個人情報を取得する際には、その利用目的を明示し、本人の同意のもと、あらかじめ明示した利用目的の達成に必要な範囲内で、適法かつ公正な手段によって取得します。

3. 個人情報の取り扱い

１）利用目的内での利用
当社はお客様の個人情報を原則、お客様の許可無く第三者と共有することはありません。但しお客様からの問合せについて、内容により当社販売代理店等（以下「販売代理店」と記します）が対応する方が適切と判断した場合は、当該販売代理店に対して対応を委託することがあります。その際は、当該販売代理店に対しお客様の個人情報を他の目的に使用せず、開示しない義務を課す対応をいたします。なお各国の法律、条令などで認められた権限を持つ機関からの要請がある場合は、これに応じてお客様の許可無く情報を開示させていただくことがあります。

２）適正な利用
当社は、上記2.の定めに従って取得した個人情報を、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により利用することはありません。

３）個人情報の安全管理措置
当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失・破壊・改ざん・漏洩等の防止その他個人情報の安全管理のために、組織的、物理的及び技術的な安全管理措置を適切に講じます。また、個人情報を取り扱う役員及び従業員等に対して、個人情報保護のための教育・啓発活動に努める等、人的な安全管理措置を適切に講じます。さらに、外国において個人データを取り扱う場合には、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握したうえで、安全管理措置を適切に講じます。

４）個人情報の第三者への提供
当社は、上記２．の定めに従って取得した個人情報を、法的な要請等によらない限り、本人の事前承認なく第三者に提供することはありません。

５) 個人情報を取り扱う委託先管理
当社は上記２．の定めに従って取得した個人情報を、あらかじめ明示した利用目的を達成するために必要な範囲で、個人情報を業務委託先に提供することがあります。この場合においても、当社は業務委託先に対し、当社が提供した個人情報の適正な取り扱いを求めるとともに適切な管理をいたします。

4. 事故時の措置

当社は、個人情報の漏えい事故等が発生した場合には、事実関係と原因の調査、二次被害の防止策及び再発防止策等を適切実施し、適切に対応いたします。

5. 継続的な改善

当社は、個人情報が適正に取り扱われるよう、継続的な改善に取り組みます。また、改善した内容を、この基本方針に随時反映を行います。

2024年9月制定